Das richtige Gegenüber finden
Erfahrungsgemäss sind es nicht immer die gleichen Abteilungen, welche die Entscheidungen fällen bezüglich Prozessoptimierung und Einführung von neuen Software-Komponenten. Längere Endscheidungsprozesse sind auf Grund der Wichtigkeit von Unternehmensdaten, Datenschutz und Sicherheitsfragen normal. Das Management von sensiblen Daten, wie beispielsweise Unternehmenszahlen, welche noch nicht veröffentlicht sind, bedingt hohe Sicherheitsstandards und Betriebssicherheit. Cyberkriminalität hat stark zugenommen, und man ist sehr vorsichtig im Umgang mit Daten. Viele Personen sind im Prozess involviert, vom Einkauf über die Kommunikationsabteilung, Finanz- und Nachhaltigkeitsabteilung, Investor Relations bis hin zum Senior Management und mehr. Alle Bedürfnisse sollen berücksichtigt und alle Involvierten geben ihren Input zum Prozess bei der Einführung einer neuen Reporting-Software. Aus Unternehmenssicht sollen alle Stakeholder das gleiche Ziel verfolgen. Es geht um die Digitalisierung der manuellen Prozesse. In der Bedarfsanalyse müssen die richtigen Fragen gestellt werden und selbstverständlich sollen Produkt und Service die Herausforderungen des Unternehmens lösen können.
Die Gelegenheit nutzen
Der Initialaufwand für die Einführung einer neuen Reporting-Software ist nicht zu unterschätzen, dennoch lohnt sich der Aufwand. Zudem bietet sich die Gelegenheit, Prozesse zu hinterfragen und die Automatisierung und Digitalisierung voranzutreiben. Die laufenden Kosten können durch die passende Software gesenkt und die vorhandenen Ressourcen optimiert eingesetzt werden. Die Erfahrung zeigt, dass bereits im zweiten Jahr dieser Initialaufwand wettgemacht werden kann und bis zu 40% Kosten eingespart werden können.
Ein optimierter, automatisierter und digitalisierter Reportingprozess ist nicht nur für Ihr Unternehmen ein Mehrwert, sondern auch für Ihre Mitarbeitenden, die durch die Optimierung mehr Zeit gewinnen, um sich auf den Inhalt der Berichte zu konzentrieren.
Hat Ihr Reportingprozess Optimierungspotenzial?
7 Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Ihren heutigen Prozess im Reporting analysieren:
1. Ist eine interdisziplinäre Zusammenarbeit im Reporting möglich?
2. Kann in der gewohnten Office-Umgebung gearbeitet werden?
3. Werden Änderungen automatisch in allen Dokumenten übernommen?
4. Werden Ihre Berichte mit wenig Aufwand in verschiedene Sprachen übersetzt?
5. Können die Daten automatisch für die nächste Periode kopiert werden?
6. Haben Sie die Möglichkeit, in verschiedene Ausgabeformate (PDF, Digital und iXBRL) aus einer Datenquelle zu publizieren (Multi-Channel-Reporting)?
7. Kann die Zeit der Mitarbeitenden qualitativ genutzt und repetitive, automatisierbare Arbeit vermieden werden?
Ein Unternehmensbericht ist die Visitenkarte eines Unternehmens und ist deshalb von grossem Interesse für Mitarbeitende, Shareholder, Kunden, Partner und die Öffentlichkeit.
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